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关于OA上线

怎样才算上线?

客户企业从某一天开始,员工开始使用系统进行日常办公或管理,相应使用的业务功能不在依赖使用纸质或者其他方式。

在项目实施过程中,往往有些项目周期较长,所以往往我们会建议在第一阶段上线时,先启用常用或者容易使用的功能,以后再逐步启用其他功能,这样做的目的是能让普通用户有一个适应的过程,以免由于制度或者日常管理不严谨导致混乱。特别是初次使用OA系统或者做信息管理系统的企业。所以并不需要等所有功能完成后再行上线。

如何做好上线后的跟踪?

系统上线后需要做好跟踪,目的一是为了了解系统上线的效果,目的二是为了收集上线过程中的问题及需求。
1、 制定上线跟踪责任,明确上线阶段项目组每个人的职责,例如每个人负责几个部门,进行上线走访。
2、 制定一个上线跟踪工具:如用户登录日志统计、流程创建数量统计、问题跟踪记录、系统上线日报等。通过这些数据和报告给客户管理层呈现上线情况,对不良好现象或部门给予警告提醒。
3、 发布系统上线支持热线,确保用户有问题时随时都能找到人咨询解决。

上线对于整个项目实施的意义是什么?

对于项目验收和收款来说,上线阶段是整个项目最重要的阶段,只要客户顺利上线,在日常工作中已经使用系统进行管理则代表客户已经离不开系统或将系统成为工作的一种习惯,这时候客户的协同系统项目推进就取得了很大的成功,我们提出验收和收款要求都会比较主动。

所以在项目的实施过程中,当我们搭建任务大致完成后即可推进客户上线,对于上线的一些关键问题我们可以适当让步。项目上线是否成功的最低要求就是:先让用户用起来,再来考虑如何用好。

上线后领导层不积极使用怎么办?

高层不愿意用一般有两种情况:一、不习惯;二、不方便
对于不习惯的情况需要由更高层的领导(总经理)出面要求公司全员必须用系统,如果大多数人都在用了,一般情况下个别领导就算不习惯也会转到系统上来的。

对于不方便需要了解是否系统设置本身存在一定的缺陷和不足,如果是的话就要尽快提出解决方案,让领导确认是否能带来便利,并尽快落实;再则也需要针对高层一对一再培训,把系统的简易性作为重点突出来讲解,包括支持手机、IPAD来处理流程等。

上线推广有哪些好的宣传形式?

1、 上线动员会:邀请高管进行动员推广,例如:在动员会上发起第一支流程、发布第一条新闻等
2、 制作易拉宝宣传海报:在员工经常可见的位置制作易拉宝宣传海报来进行推广。例如:电梯、前台、食堂等区域
3、 制作宣传视频:有些组织在前台、餐厅、电梯间等处会有一些多媒体播放设备,可以通过制作宣传视频的方式滚动播放
4、 组织关键用户进行企业内部OA专家认证:通过关键用户带动各自部门的使用

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