******集团有限公司 信息化管理制度
******集团有限公司信息化管理制度1.0版
目 录
第八条 邮箱使用人在设置完成后首次登录即视为接收本管理制度。 - 19 -
总则
- 目的
为了实现****集团信息化目标，规范集团信息化建设，建立和完善集团信息化系统，通过对信息化规划、计算机及相关设备管理、软件系统管理、网络建设管理和信息系统安全管理控制，实现流程标准化、管理精细化、提高企业管理水平，促进集团信息化健康有序的发展，特制订本制度。
- 信息化规划
- 要结合企业内部实际情况，站在企业发展的战略高度制定出清晰准确的信息化建设目标
- 明确各部门在信息化过程中达到的目的、要获得的价值以及实现这些价值的方式
- 正确评估现有信息系统性能，要结合业务流程和组织特点给出全面的评估
- 要确定企业核心基础项目，给出优先顺序，先实施核心项目
- 选择与企业相匹配的技术，不要盲目追求先进的技术
- 有效控制成本，优化资源配置，充分考虑投入产出比
- 管理原则
- 战略导向原则：信息化的发展应纳入到集团的发展战略中，要与企业的未来发展和管理充分结合，信息化的规划要适合企业发展现状
- 提前规划原则：企业信息化要以发展的眼观，站在企业优化的高度，从企业整体出发来规划企业信息化
- 分部实施原则：集团信息化统一由集团信息管理部进行整体、系统规划，按计划分阶段逐步实施
- 适用范围
本制度适用于集团总部及相应各分子公司
第一部分：ERP软件系统管理
第一章 OA系统管理制度
- 登录地址：http://X.X.X.X ，手机登录端口http://X.X.X.X；用户名：使用者姓名的全拼或系统管理员分配的用户名；首次登录系统后请立即修改用户密码，密码设定要求：英文＋数字＋特殊符号
- 职责：
集团总部和集团各分子公司必须指定专人作为系统管理员负责OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团系统管理员负责组织架构的设置、使用OA系统的人员名单设置、帐号使用人员权限设置、集团范围内的共享流程设置等；分子公司系统管理员负责各分子公司的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责分子公司的操作人员的指导、咨询和培训，
- 功能：
OA功能主要包括：工作流程、信息管理、公文管理等等。其中工作流程管理是OA的核心业务。集团各员工应充分利用OA进行流程流转、文件共享，提高员工之间的交流和协作。
- 文档管理：
1、注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。
2、发现公共文档有异常时应及时通知集团系统管理员进行相应的维护工作。
3、所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各子公司经过OA系统签审的有效文件，并视为各自的正式文件，并在文件正式上传OA系统后视为传达到位。
第五条 文件命名规范（部分）
（一） 会议纪要
1、年月日＋周例会会议纪要，例：20110101周例会会议纪要；
2、年月日＋经营会（或年月日＋第X次经营会）会议纪要，例：20110101经营会会议纪要或20110101 第1次经营会会议纪要；
（二） 计划、确认表
所属部门＋员工姓名＋年＋月份业绩确认表＋月份工作计划表，例：集团运营管理中心信息管理部李星宇2011年2月份业绩确认表及3月份工作计划表
第六条 罚则
- 数据命名不规范、数据归档不规范的，给予文件上传人50元/次/人的罚款（第一次使用OA系统的人员除外）。
- 因出差、休假、请假未能在系统内临时授权，给予当事人50元/次/人的罚款（第一次使用OA的人员除外）。
- 数据有明显错误且造成系统事故的，数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每人各罚款500元。
- 文件各签批人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)，每次罚款50元（第一次使用OA的人员除外）。
第二章 EAS成本系统管理
第一条 总 则
根据集团管控需要，全面规范各项制度管控体系，提升各项工作效能，特完善成本信息系统管理办法。
第二条 目 的
确保成本信息系统各项数据录入的准确性、规范性。
第三条 管理范围
适用于所有操作该系统的各分子公司、各中心、部门。
第四条 职责划分
- 项目公司负责所辖项目范围内目标成本、合同管理、合同执行、费用支付申报有关的所有工作；
- 集团成控中心、集团财务中心、集团营销中心、集团设计技术中心及各项目公司负责人负责对所负责职权范围内进行审核并对相应流程进行审批；
- 集团运营管理中心负责EAS系统日常维护，涉及需修改的合同类别、支付金额、产值录入、供应商基础资料设置，补录完成的流程操作等提供后台支持，对合同内容及提供修改的信息内容不负责，对流程跟进负责；
- 项目公司EAS成本管理系统操作人员职责明细表：
| 功能模块 | 功能明细 | 责任部门(人) | |
| 目标成本 | 目标成本录入及修订 | 项目合同预算部负责人 | |
| 合同管理 | 合同录入及修订、无文本合同录入 | 项目合同预算部资料员及责任部门专员 | |
| 合同拆分 | 项目合同责任部门负责人 | ||
| 合同执行 | 变更、签证单录入 | 项目合同预算部资料员 | |
| 产值、结算单录入 | 项目合同预算部资料员及行政人事部指定管理员 | ||
| 付款计划 | 项目公司行政人事部专人负责 | ||
| 付款单录入 | 项目合同预算部资料员及行政人事部指定管理员 | ||
| 付款拆分 | 项目合同责任部门负责人 | ||
| 出纳模块 | 付款单提交审核及付款 | 项目公司财务部门 | |
第五条 项目目标成本测算录入
- 目标成本须分期确定，在项目定位阶段、方案设计阶段、施工图设计阶段，拟定目标成本估算、目标成本概算及目标成本预算，并根据不同阶段及时修订更新，以形成工程项目的目标成本。
- 目标成本估算在概念性方案完成后60日内完成，目标成本概算在方案扩初设计完成后60日内完成，目标成本测算在施工图完成后60日内完成，各项目合同预算部负责人必须在EAS系统估算录入模块中录入可行性研究报告成本测算数据(最新版本)，并直接将可行性研究报告成本测算表上传到项目文档中。
- 审批完成后的各阶段性目标成本测算结果在10个工作日内，必须准确录入到EAS系统，主体的目标成本必须按照项目的各产品类型录入，按业态分摊目标成本，以便准确得到各产品类型的目标成本。
- 对于目标成本的变动只能通过目标成本修订完成，每次修订作为一个修订版本，独立保存起来。最后一个版本的修订数据将作为最新目标成本数据，对以后的项目执行起指导和控制作用，目标成本一经确认后一般不随意进行改动，并对目标成本修订进行严格控制。并且目标成本的修订必须符合集团相关规定。
第六条 合同订立
- 项目有关前期、营销、工程、设计、管理类等合同谈判结束后由EAS成本管理系统发起进行合同审批，审批通过后，方可进行签字盖章。
- 根据合同审批结果修改后签订完成的纸质版合同应在签订后3个工作日内及时完成录入工作，且将扫描件上传系统作为附件便查。
- 合同录入信息必须全面，其中包含合同类型、合同名称、签约乙方、合同金额、造价性质、合同性质、签约时间等。
- 各项目公司合同预算部负责人应及时将合同、设计变更单、现场变更签证单、结算单，通过成本拆分归集到对应成本科目和产品类型，以形成工程项目的已发生成本；项目公司财务部人员应及时将合同和无文本合同执行过程中形成的付款单，通过付款拆分归集到对应成本科目和产品类型，以形成工程项目的已实现成本和实际付款数据。
- 直接录入各期的合同，原则上应在合同的录入完毕后及时进行拆分，对于不能立即拆分的合同(仅限于金额不能确定或预计变化很大的合同)应先暂估合同金额（如单价合同）然后再拆分。录入待分摊的合同在确定《跨期分摊成本原则说明书》后进行完全拆分；分摊至后期的成本，待规划方案确定后对待分摊合同进行二次分摊，后期更改为相应各期。
- 主体建筑工程费、主体安装工程费科目下每一个合同都必须准确将其金额直接归属到相应的产品类型。
- 合同为暂估价的合同或者单价合同，一旦合同实际造价确定后，允许修订合同价及修定合同拆分相应的金额。
- 合同信息录入到软件后不允许随意删除，存在变更签证、结算信息与付款信息的合同不允许进行删除；对于无效合同需要删除的须由OA发起流程审批，审批通过后由集团运营中心信息管理员进行后台处理。
- 对于已完成签订的合同需补录至EAS成本管理系统的，参照以上录入要求。
第七条 合同录入执行按照以下规定执行：
- 选中合同所在的项目开发公司----工程项目----项目分期和合同类型；
- 合同名称要规范：例如合同名称如：XXX项目XX分期/标段XXXX合同；
- 合同签约日期：必须是最终双方字盖章确认的日期；
- 合同金额有实际金额的情况必须录入合同的实际金额否则录入估算金额；
- 选择相应形成方式和造价性质；
- 所有合同都由职能部门录入，与项目相关的合同须录入项目下相应的部门；录入合同时不得录入虚假或错误合同；
- 乙方单位不能与甲方单位相同，若收款方为公司员工或外单位个人时，统一选择乙方单位为“个人”的单位；
- 合同正文应该附在“合同范本”或合同正文下，补充协议等附在“附件”内；
- 结算单录入名称：XX项目XX合同结算；
- 月度产值报量名称：XX项目XX类别XX年XX月月度产值申报。
- 合同录入时系统默认支付比例首次为85%，应根据合同实际支付比例重新选择，不允许修改为0。
在EAS系统录入付款申请单时，按照以下规定执行：
- 每月25日前，各项目公司工程类合同必须与相关单位确认工程量和材料供应的进度发生金额，并在EAS系统做进度结算审批；
- 结算单录入的同时上传材料结算清单；
- 选择相应的合同新增付款申请单；
- 经办人在合同录入EAS系统后，须在3个工作日内发起合同审批，并如实填写相关内容；在合同发起审批时上传相关附件。
第八条 EAS系统成本账套建立
- 需纳入EAS成本信息系统管理的新项目由项目公司提前2个工作日由OA发起流程。具体流程为：发起人---项目公司财务经理---项目第一负责人---集团财务管理中心总监---集团成控中心总监---集团运营管理中心---集团信息管理员。
新项目管控模块建立需提交并确认相关信息，包含姓名、电话、职位、直属领导；
项目基础信息包含项目公司的全称、项目名称、项目分期。
人员名单
- 集团运营管理中心信息管理员于流程审批结束后5个工作日完成各模块的建立；
第九条 非工程类合同管理
- 各项目与开发成本有关的合同（含前期、设计、营销、行政等）签订、产值（合同履行进度或合同付款节点需付款金额）确认、付款审批等操作，须全部通过金蝶EAS成控软件系统进行管理。
- 各专业口相关合同签订，按原流程操作执行，由各专业部门人员在EAS中发起，审批确认后，将相关资料移交项目公司指定行政责任专人负责产值和付款申请的录入。
- 产值确认、付款申请等操作由项目公司行政部指定专人负责数据录入，实付款金额由财务部出纳录入；
- 流程及责任部门：合同审批（专业部门）---产值（行政专人）---付款申请（行政专人）---实付款金额（出纳）。
第十条 产值管理
- 完成产值填报（系统中指“结算单录入”）后，方能做付款申请单录入；
- 产值（结算金额）填报：工程类合同指进度（或最终）结算工程量（含材料）金额，其他合同指按照合同付款条件，达到付款节点，计划应付款的金额；
- 最后一笔付款对应的产值（含质保金的支付），必须选择最终结算为“是”， 否则选“否”；
- 每月末各公司预算汇总完成后，行政责任人将提交集团的《预算申请审批表》（含款项对应的合同编号）中的预算申请金额作为产值，录入在系统中，以便付款申请单的正常提交，上月系统中已填报未付款部分的产值，本月不再录入，确保系统中累计产值大于已付款金额+本期预算申请金额；
第十一条 特殊事项处理
- 质保金的处理：进度产值录入时，均不考虑质保金（系统中质保金的比例为0），但最终结算数据确认后，录入最终结算金额时，须将总结算金额拆分成扣除质保金的结算金额和质保金金额，即：总结算金额=系统中的累计结算金额+质保金金额，以避免超额、提前付款；
- 无合同费用事项的处理：前期部根据各种规定等原因需支付的部分费用，若未签订合同，可以按预算付款计划虚拟一个合同录入在系统中(合同名称为：无合同XXX费用)，并将收费相关政策规定、通知或项目总签字认可的情况说明，作为合同附件进行审批，上传在系统中。
- 行政类合同费用的处理：项目公司行政部发生的相关费用，有合同的从EAS系统执行，无合同的从OA流程执行。集团行政类费用由OA流程执行。
- 付款限额的控制：付款申请单录入时，累计付款金额大于产值的，一律不能提交。
第十二条 信息修改管理
- 涉及项目各类合同发起、审批、修改、录入、进度支付等发生的变更修改，应由OA发起相应审批流程，待流程通过后集团运营管理中心信息管理专员负责对修改内容进行后台修改；
- 工程类合同信息修改流程：
发起人→部门负责人→项目财务负责人→项目总经理/董事长→集团成本控制中心→集团运营管理中心→集团信息管理专员操作
- 设计类合同信息修改流程：
发起人→部门负责人→项目财务负责人→项目总经理/董事长→集团设计技术中心→集团运营管理中心→集团信息管理专员操作
- 营销类合同信息修改流程：
发起人→部门负责人→项目财务负责人→项目总经理/董事长→集团营销管理中心→集团运营管理中心→集团信息管理专员操作
- 前期类合同信息修改流程：
发起人→部门负责人→项目财务负责人→项目总经理/董事长→集团运营管理中心→集团信息管理专员操作
- 工程、设计、营销、前期、行政类合同涉及支付及合同金额修改流程：
发起人→部门负责人→项目财务负责人→项目总经理/董事长→集团相关职能中心→集团财务管理中心→集团运营管理中心→集团信息管理专员操作
第十三条 罚则
- 涉及项目各类合同发起、审批、修改、录入、支付时因个人操作造成错误的，给予相应处罚，且由OA发起后台修改审批流程，集团运营管理中心信息管理员负责修改支持；
- 除工程类、设计类、营销类合同信息修改流程由各相关职能中心参与审批外，前期类、行政类合同信息修改由项目公司负责人把控，且负终审责任；
- 具体罚则如下表
| 序号 | 考核要点 | 处罚标准 | 责任人 |
| 1 | 合同名称 | 合同名称录入错误：每次罚款200元；： | 合同录入人员 |
| 2 | 合同类型 | 合同类型选择错误：每次处罚500元 | 合同录入人员 |
| 3 | 合同金额错误 | 合同金额录入错误、框架协议无金额：每次罚款500元； | 合同录入人员 |
| 4 | 付款提示比例 | 支付比例填写错误或漏写，每次罚款200元 | 合同录入人员 |
| 5 | 保修金 | 填写错误，每次罚款200元 | 合同录入人员 |
| 6 | 合同造价性质 | 填写错误，每次罚款200元 | 合同录入人员 |
| 3 | 审批时效 | 每个审批节点高管超48小时其他人员超24小时（节假日除外）每次罚款100元；责任人：节点审批人员（出纳、发起人）除外 | 流程审批人员 |
| 4 | 目标成本 | 成本测算录入超 10 天警告且处罚200元：超15天降薪一级，超20天离职处理； | 各项目合同预算部负责人 |
| 5 | 合同录入 | 确定合同后超5 天未录入警告且处罚200元，超10天罚款500元，超20天降薪一级； | 合同录入人员 |
| 6 | 合同审批未通过 | 合同经办人须在5个工作日内进行处理：修改合同后重新发起或者把原合同予以删除，未按规定执行的罚款200元 | 合同录入人员 |
| 7 | 合同正文 | 错误、不完整：每次罚款200元 | 合同录入人员 |
| 10 | 出纳付款 | 付款的同时需要在EAS系统上操作或处理金额错误，未按规定执行500元/次罚款 | 各项目财务出纳 |
| 11 | 登录初始分配密码 | 超3天没修改密码的，第一次警告，第二次罚款100 | 每个拥有账号人员 |
| 12 | 变更与签证 | 录入超1天：200元/次罚款 | 合同录入人员 |
| 13 | 合同备忘录 | 合同备忘录在合同签订后作为合同附件录入，确定金额后超1天：200元/次罚款 | 合同录入人员 |
| 14 | 合同交底表 | 合同交底表在合同签订后需作为附件录入超1天：200元/次罚款 | 合同录入人员 |
| 15 | 合同履行评估表 | 合同履行评估表在合同签订后需作为附件录入超1天：罚款200元/次 | 合同录入人员 |
| 16 | 中标单位通知书 | 作为合同附件录入要求与合同同时录入超1天：200元/次罚款 | 合同录入人员 |
| 17 | 合同正文要求 | 所有合同在纸质合同签订时需甲乙双方经办人签字，我方签字还需加签项目总签字，同时签署合同签订日期；未照此执行经办人及项目总处罚1000元/合同 | 合同录入人员及项目总 |
| 18 | 合同文本 | 流程审批完毕到必须针对审批内容作修改，导致合同审批最终版本与纸质版不符对其发起人罚款3000元，直管领导罚5000元；最终导致法律纠纷及经济损失的，由相关责任人承担 | 合同发起人及其相关责任领导 |
| 19 | 合同附件 | 所有合同签订后，需扫描纸质版合同作为附件上传EAS成本管理系统后，方可申请付款单；未照此执行经办人处罚500元/合同 | 合同录入人员 |
| 20 | 工程合同付款 | 必须按照工程量结算，超出以实现产值部分将不付款，或者付款类型错误（产值录入是\否），对付款录入人员200元/次罚款 | 付款单录入人员 |
| 21 | 合同订立时间 | 合同签订盖章后必须在EAS系统进行合同修订，修订为纸质版的签约日期，否则责任人员200元/次罚款 | 合同录入人员 |
| 22 | 合同信息修改 | 涉及工程、设计、营销、前期、行政类合同信息修改的，已通过审批的流程如后续出现审核信息错误导致信息修改错误，给予信息审批人500元/次罚款 | 各级流程审批人员 |
| 23 | 信息管理员最终修改内容与提交修改内容不符，给予信息管理员200元/处罚 | 信息管理专员 |
第三章 财务管理系统
- 为加强软件规范操作管理，确保软件正常运行及会计信息全面、准确与安全，制定本制度。
- 财务系统帐套建立及帐套名称修改需要财务副总监通过OA系统审批；帐号的建立及修改需由各分子公司的经理通过OA系统审批。
- EAS财务科目增加时，如需要总部增加，需财务分管副总监审批。
- 合理分配财务系统帐号，使用完后必须及时退出，包括EAS、K3的KIS系统。
- 严格授权制度：要严格系统管理员的授权权限，必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过财务副总监审核。
- 严格标准编码制度：所有公司必须严格遵守集团公司已经下发的标准编码，并且按规定好的标准单位编码、标准报表编码、标准科目编码上报数据，严禁私自改变标准编码。系统管理员必须根据集团公司的整体要求和本公司的实际特点进行初始化设置。
- 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作。
- 系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
第四章 人力资源系统
- 为满足现代企业人力资源战略管理需求，以提高工作效率，实现人力资源管理的信息化、自动化，制定本制度。
- 系统使用职责
1、 集团人力资源部：负责集团总部人员信息新增、修改、离职变动，集团与各分子公司间人员异动信息修改，审核分子公司员工信息及设置帐号权限。
2、各分子公司行政人事部：负责本单位人员信息新增、修改、内部调动、离职变动。离职人员及非本单位人员信息只做变动处理，严禁删除，人员编号严禁随意改动。
3、如系统操作人员发生变更，须由分子公司行政人事负责人提交新增人员帐号流程至集团人力资源部核准后，由集团信息管理部经理于一个工作日内完成人员帐号变更。
- 操作流程
自2012年8月起，员工信息表将不再以表格形式收取，（现暂未使用软件系统的创森基金、创森实业、矿业公司除外），操作流程及数据提交规定如下：
1、 分子公司系统操作员于本单位人员入、离职及异动后一个工作日内对人员信息进行系统内信息增减，并于每周五18：00前以《员工异动表》形式提报本周系统内数据操作完成情况至人力资源部备案。
2、各分子公司间的人员异动，待调动审批流程签批完成一个工作日内，由调入公司行政人事经理提交审批表至集团人力资源部备案，集团人力资源部系统操作人员进行信息变更。集团总部与各分子公司的人员异动，待调动审批完成一个工作日内，由集团人力资源部系统操作人员进行信息变更后反馈各分子公司。
3、如有需要在系统内增加部门的分子公司，由本单位行政人事经理提交审批过的组织机构及人员编制核定表至集团人力资源部后，集团运营管理中心信息管理部系统管理员于一个工作日内完成部门增加。
4、系统操作相关人员录入信息时注意确保以下信息及字段的准确性：
（1）身份证号码为18位（第一代身份证为15位）；
（2）人员编码在系统内具有唯一性，编码不得重复，录入人员信息时如系统提示编码重复，更换编码重新录入，人员编码建议不超过10位；
（3）录入信息时，工资发放单位不可为空，否则系统无法核算员工工资；
（4）户口性质录入为“城镇”或“农村”，不可录入为“有”或“无”；
（5）详细操作流程及步骤可参考《系统使用手册》，无该手册的同事请联系集团人力资源部薪酬绩效专员。
- 其他相关要求
所有人员信息均要求在入、离职及异动审批表签批完成后一个工作日内更新维护，集团人力资源部将会严格跟进信息完整度、准确度。如集团人力资源部核查处录入错误或未按文件规定执行操作的信息，对各归口责任人按5元/条进行处罚并全集团通告批评。
- 保密与安全管理规定
- 各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户本人的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处以1000元的罚款。
- 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系相应帐号管理员进行更换。
- 在非集团范围内办公点登录用户负责对系统信息进行删除系统访问的上网记录、痕迹等进行删除、销毁等保密处理，若造成系统信息、数据泄密或被恶意破坏，责任由用户本人承担，并处以1000元的罚款。
- 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，视情节轻重予以重罚。给公司造成损失者，除追究其相应的经济责任外，公司保留追究其法律责任的权利。
第五章 集团企业邮件系统
第一条 目的
为了维护集团及个人的信息安全性，保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高公司信息化的使用水平，特制定本管理制度。
第二条 适用范围
本企业电子邮件管理系统适用于集团下属所有中心、部门及各分子公司。
第三条 说明
1、公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。
2、针对集团公司内部各上传下达的信息及对外交流沟通的信息，必须实行企业电子邮件管理体系。
3、企业电子邮箱为每位员工提供了沟通交流的平台，电子邮箱账号设置为员工姓名全拼@XX.COM(例：XXx@XX.com)。
4、对于公司同名同姓或拼音相同的员工，采用姓名后+部门进行识别，建议选择时输入全拼加部门。
5、邮箱内存设置分别为高层2G，员工500M。
6、企业邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。
7、企业邮箱可分为个人邮箱及组织邮箱，个人邮箱账号由个人管理，组织邮箱由该组织负责人进行管理。
第四条 管理权限和职责
1、集团信息管理部负责公司企业邮件系统的管理及技术维护。
2、所有邮箱用户应熟练使用邮箱收发邮件，禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理,所有造成的影响公司有权追究其法律责任。
第五条 邮件使用规则
1、企业电子邮箱作为企业内部及外部沟通的平台或窗口，应按企业要求严格执行。
2、公司内部日常业务联系沟通可通过lync即时通讯工具或电话进行沟通，需传递文字信息或资料以及会议通知等须通过电子邮件发送，企业外部的沟通一律使用企业邮箱，针对有关公司信息的所有文字、图片类资料禁止使用QQ、微信、短信等其它通讯软件进行沟通或上传。
3、邮件内容设置为100M，一般邮件内容不应超过100M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送，如确实不能拆分的，可联系集团信息管理部予以技术支持。
4、跨部门沟通的邮件，发送时应抄送至双方上级领导，需督办工作项可抄送至集团运营管理中心予以督办。
5、需群发及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。
6、如需特殊情况上报的信息，根据实际情况征得上级领导同意后并抄送给上级领导方能发出。
7、邮件按重要程度分为：重要、普通、一般三种级别。发送时应按邮件内容的紧急程度勾选不同标记。
| 所选择标记 | 进入收件箱文件夹 | 说明 |
| 重要（重要性-高） | 重要邮件 | 为需要立刻查阅的重要邮件 |
| 普通（未选择） | 普通邮件 | 为择时需要查看的邮件 |
| 一般（重要性-低） | 一般邮件 | 为不需要立刻查看的邮件 |
8、发送邮件标题应规范，不允许发送无标题邮件，不允许标题与邮件内容不符，不允许标题简化、随意。
| 序号 | 邮件类别 | 标题标准 |
| 1 | 集团（运营、营销、财务）报表类 | 日期+各项目+报表类别 |
| 2 | 集团（设计、营销、工程）方案类 | 项目名称+方案类别名称+第几版 |
| 3 | 集团文件类 | 关于+发起部门+文件简要 |
| 4 | 分子公司报表类 | 公司名称+日期+报表类别 |
| 5 | 分子公司文件类 | 公司名称+关于+文件简要 |
9、在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有邮箱的请修改为企业邮件地址。
第六条 邮箱的申请、注销管理
1、集团员工申请、注销流程：申请人从OA发起邮箱申请流程→申请人上级领导审核→集团人力资源中心审核员工身份→集团信息管理部备案执行
2、分子公司员工申请、注销流程：申请人从OA发起邮箱申请流程→分子公司人事部门审核员工身份→申请人上级领导审核→集团信息管理部备案执行
3、组织邮箱申请、注销流程：该组织部门负责人从OA发起邮箱申请流程→部门分管领导审核→集团运营管理中心总监审核→集团信息管理部备案执行
4、对于长时间（超过1个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回，对于集团总经理同意的特殊邮箱可予以保留。
第七条 罚则
对于未按规定执行的部门或个人，根据情节严重程度，公司可考虑给予开除、降职、罚款等处罚。
第八条 邮箱使用人在设置完成后首次登录即视为接收本管理制度。
第二部分流程及账号管理
第六章 电子流程审批管理规定
第一条 为确保集团现有电子流程高效、顺畅运行，提高集团流程审批效率，特制定此管理规定；
第二条 集团现有各电子流程根据集团权责手册设置，流程属于集团权责手册界定范围内，请使用OA系统、金蝶EAS系统电子流程发起审批。除集团任务书变更流程、营销类价格审批流程、折扣审批流程、退款审批流程及原完结项目的合同支付流程外，其他流程均不再允许进行纸质审批。违反上述规定，将对流程发起人100元/次进行处罚。
第三条 流程发起后，各审批负责人需对自己所负责的审批点及时审批，并承担相应的责任，每一审批节点的最长审批时限（除去节假日后）高管不得超过48小时，其他人员审批不得超过24小时，集团董事长及财务总监无审批时限要求，若对合同有疑问或无法确定时，需立刻落实予以确定，否则退回该合同审批。
第四条 若遇到审批流程错误、或无法进行办理的情况，请及时与集团运营中心信息管理部联系。
第五条EAS被退回的流程请在消息中心处理提交，不允许另外再新增单据，否则将对合同发起人进行罚款。
第六条 在合同审批时，各审批节点责任人若选择意见为“不同意”，须具体填写不同意的审批原由。
第七条 签署合同时，经办人须保证EAS系统内审批流程中的合同附件与签署的纸质合同一致。
第八条 合同审批通过后，由经办人自行归档，打印合同审批单、纸质版合同（协议）交由相关部门审核、盖章。
第九条 流程（不包括付款流程）未通过时，合同经办人须在5个工作日内重新修改后发起合同，不得以任何借口拖延合同审批。
- 系统用户由集团信息管理部经理负责维护，用户资料必须完整有效。集团系统管理由OA开发公司提供技术指导，由集团信息管理部负责管理。
- 账号、权限及流程管理责任划分
1、集团信息管理部负责集团各中心、部门OA账号管理，负责EAS成本财务系统、人力资源系统、视频会议系统、企业邮箱、即时通讯系统的账号及权限的管理；
2、各分子公司行政人事部经理负责各分子公司OA账号管理；
3、 集团营销管理中心负责明源销售管理系统的账号及权限管理。
- 账号使用规范：
1、OA帐号申请：由申请人发起《OA帐号申请单》报批，经批准后报集团信息维护助理或所属公司的行政人事部负责人按岗位权限设置完成后，将帐号信息反馈给申请人。
2、OA系统的用户命名规则：OA用户名（用户帐号）为用户姓名的全拼。如：罗小岚，其登录OA系统的用户名为：luoxiaolan。
3、 姓名重复时依照如下规则解决：
重名者按职务最大者使用汉语全拼作为OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后顺序在汉语全拼后加1、2等序号。如：有两个员工姓名，则职务高者在OA中的用户名为luoxiaolan；后者在OA系统中的用户名为：luoxiaolan1（具体每个人在系统中的用户名，请以系统管理员确定的为准）。
第四条 信息系统账号申请、注销、修改流程管理（除销售系统）
1、 账号新增申请：
OA协同办公系统、企业邮箱系统、Lync及时通讯系统账号（OA系统流程）
集团公司：发起人（集团人力资源中心）→账号使用人直管领导审核→集团信息管理部经理审核→集团运营中心总监审核→账号管理员设置/备案→结束；
各分子公司：发起人（分子公司行政人事部）→账号使用人直管领导审核→分子公司总经理审核→账号管理员设置/备案→结束；
财务管理软件账号申请（OA系统流程发起）：
发起人（账号使用人）→财务经理→财务分管副总监→集团财务总监→集团账号管理员→运营中心总监→设置/备案→结束
成本管理软件账号申请（OA系统流程发起）：
发起人（账号使用人）→直管领导→分子公司总经理→集团成控中心总监→集团账号管理员设置/备案→结束
人力资源系统信息管理账号申请（人力资源系统流程发起）：
发起人（集团人力资源中心）→集团人力资源中心总监→集团账号管理员设置/备案
2、账号注销、禁用（OA系统流程发起）：
离职人员涉及的所有原使用账号，将由信息管理部在接收到指令时一并操作。
集团公司：集团人力资源离职办理人员发起→集团账号管理员设置/备案→结束；
各分子公司：分子公司行政人事部离职办理人员发起→账号使用人直管领导审批→分子公司账号管理员设置/备案→结束；
（注：人员离职正常办理离职程序账号禁用流程必须在人员离开公司之前完成；非正常离职账号禁用流程需在人员离岗后24小时内完成。）
3、 人事异动账号管理：
对集团内部人事异动，由异动本人发起账号流程变更申请，新上级领导审批后由对应的账号管理员操作变更。
集团公司：异动人员发起→新上级领导→集团账号管理员设置/备案→结束；
各分子公司：异动人员发起→新上级领导→分子公司账号管理员设置/备案→结束；
第五条 信息系统权限管理流程（除销售系统）
账号权限新增/变更申请（OA系统流程发起）：
集团公司：发起人→权限使用人直管领导审核→集团信息管理部经理→权限所涉及板块业务负责人审核→集团运营中心总监审核→集团账号管理员设置/备案→结束；
各分子公司：发起人→权限使用人直管领导审核→分子公司总经理审核→集团信息管理部经理→权限所涉及板块业务负责人审核→集团账号管理员设置/备案→结束；
第六条 信息系统流程管理
流程新增、变更（OA系统流程发起）：
集团公司：发起人→直管领导审核→集团运营中心总监审核→集团总经理审核→集团流程管理员设置/备案→结束；
分子公司：发起人→直管领导审核→分子公司总经理审核→集团信息管理部经理审核→集团运营中心总监审核→集团总经理审核→集团流程管理员设置/备案→结束
第七条 明源销售系统账号、权限管理：
销售系统账号、权限申请或变更（OA系统流程发起）：
集团营销口申请：申请人→直管领导审核→集团营销中心总监审批→销售系统账号权限管理员设置/备案→结束
集团管理层人员申请：申请人→直管领导审核→集团营销中心总监审批→集团总经理审批→销售系统账号权限管理员设置/备案→结束
| 序号 | 考核指标 | 考核内容 | 处理罚则 |
| 1 | 账号、权限及流程安全管理职责 | 各信息系统账号及账号权限使用人员负有账号及账号权限安全使用的责任。各信息系统账号上只允许账号申请者本人使用，严禁借给他人使用 | 信息系统账号转借其他人员使用的，对账号使用人处罚1000元； |
| 2 | 账号使用人对通过该账号所获得信息内容具有保密责任 | 账号使用人将信息内容泄露或外传，对账号使用人处罚200元，信息泄露内容对公司造成损失的，将按情节严重给予罚款、降职、辞退处理 | |
| 3 | 各账号及权限使用人在登录使用暂停或结束后，需要及时的锁定账号或退出账号登录； | 信息系统账号登录使用结束后，应及时关闭系统，本人因未关闭系统，其他人使用该系统，所导致的不良后果，对账号使用人处罚100元/次； | |
| 4 | 各系统管理员，有监督、保障系统账号、权限及流程正常使用或运行的责任 | 系统管理员因监管不到位，导致系统不能正常运行，对系统管理员处罚200元/次； | |
| 5 | 账号新增
申请 |
OA协同办公系统、企业邮箱系统、Lync及时通讯系统、财务管理软件、成本管理软件、明源销售管理软件、人力资源系统账号申请 | 未按照管理流程申请、审核执行，给予发起人及相关系统管理操作人员处于每人每次200元罚款 |
| 6 | 账号注销、禁用（OA系统流程发起） | 账号注销及禁用审批流程由集团人力资源中心发起，离职人员涉及的所有原使用账号，将由信息管理部在接收到指令时一并操作 | 1、人员离职后，人力资源中心相关人员/分子公司行政人事部离职办理人员未及时发起账号注销流程，对人力资源中心相关人员/分子公司行政人事部离职办理人员处罚200元/次；
2、人员离职后，人力资源中心相关人员/分子公司行政人事部离职办理人员及时发起账号注销流程，信息管理部相关人员/分子公司账号管理员未及时处理，对信息管理部相关人员/分子公司账号管理员处罚200元/次; |
| 7 | 人事异动账号管理 | 对集团内部人事异动，由异动本人发起账号流程变更申请，新上级领导审批后由对应的账号管理员操作变更 | 在人员异动到岗后一周内异动本人应提出相应流程变更申请，如未提交申请因此而影响工作的，异动本人处罚200元；如申请提交后正常的三个工作日未得到操作处理，信息部操作员处罚200元。 |
| 8 | 账号权限新增/变更申请、流程新增、变更、销售系统账号、权限申请或变更 | 账号新增、变更、流程新增、变更、销售系统账号、权限申请或变更按照相关的流程程序发起流程 | 未按照管理流程申请、审核执行，给予发起人及相关系统管理操作人员处于每人每次200元罚款 |
第三部分 网络建设及计算机相关设备管理
第八章 网络管理制度
- 网络由集团运营管理中心信息管理部、分子公司行政人事部联系网络公司按照统一技术、统一标准、统一管理的原则进行管理并组织实施。网络连接，由集团运营管理中心信息管理部、分子公司行政人事部安排专人统一安排连接，未经许可，不得自行连接。同时，禁止私自带网络设备接入集团网络。
- 严禁网络用户传播、复制、制造计算机病毒或采用黑客技术而致使计算机网络瘫痪。
- 公司网络禁止使用BT类软件下载非工作需要的文件或影像资料。
- 集体网络分成9个VLAN 分别为168.1.0,192.168.2.0 …..192.168.9.0；IP地址采取自动获取的形式，任何人不得私自给自己电脑指定IP，如特殊情况有信息管理员修改。
第九章 计算机操作规范管理
- 电脑开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。
- 电脑关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。
- 打印机及外围设备的使用：打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸；激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。
- 停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。来电时，应等待5～10分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。
- 电脑发生故障应尽快通知所属公司的信息维护助理，不允许私自打开电脑主机箱操作。
- 电脑操作人员必须爱护电脑设备，保持电脑设备的清洁卫生。
- 禁止在开机状态下使用湿物（湿毛巾、溶剂等）擦拭显示屏幕。
- 禁止工作时间内玩游戏和做与工作无关的事宜。
- 禁止在使用电脑设备时，关闭、删除、更换公司杀毒软件。
- 严禁公司职员未经集团信息管理部经理许可进入IT机房。
- 严禁上班时间使用任何软件下载与公司无关的资料、程序等。
- 严格遵守《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。
- 使用者的重要文件，禁止放在系统盘(C盘)及我的桌面和文档，以免系统瘫痪后丢失数据。
- 机房内卫生必须保持干净、整洁，同时每月由保洁人员定期清理一次。
- 对于工作以外的应用软件，均不予安装。
- 病毒防治。电脑杀毒软件升级由电脑使用人自行负责，要求一月至少进行一次系统病毒查杀工作。
第四部分系统安全管理
第十章 数据安全保密及备份制度
- 为确保系统信息安全，人员调动、晋升时，人员离职必须立刻做相应的处理。
- 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换， 一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系集团系统管理员更换。
- 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，视情节轻重予以重罚。给公司造成损失者，除追究其相应的经济责任外，公司保留追究其法律责任的权利
- 禁止泄露、外借和转移专业数据信息。
- 各部门对电脑内的重要数据应根据具体情况做备份，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复。
- 重要数据必须定期、完整、真实、准确地备份保存。
- 未经允许，严禁对电脑信息网络功能进行删除、修改或者增加。
- 未经允许，严禁对电脑信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加，进行其他黑客活动。
- 信息管理员需于每月5日前备份所有系统数据。
- 使用U盘前，必须对U盘进行病毒扫描确认无毒后方能使用。
- 数据清理前必须对数据进行备份，在确认备份正确后方可进行清理操作。历次清理前的备份数据要根据备份策略进行定期保存或永久保存，并确保可以随时使用。数据清理的实施应避开业务高峰期，避免对联机业务运行造成影响
- 数据恢复前，必须对原环境的数据进行备份，防止有用数据的丢失。数据恢复过程中要严格按照数据恢复手册执行，出现问题时由技术部门进行现场技术支持。数据恢复后，必须进行验证、确认，确保数据恢复的完整性和可用性
- 禁止泄露公司外网IP地址、端口、实际MAC地址等内容。
对信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。
第十一章 机房管理制度
- 保持机房整齐清洁，各种机器设备按维护计划定期进行保养，保持清洁光亮。
- 机房内严禁吸烟、吃东西、会客、聊天等。不得进行与业务无关的活动。严禁携带液体和食品进入机房，严禁携带与上机无关的物品，特别是易燃、易爆、有腐蚀等危险品进入机房。
- 机房工作人员严禁违章操作，严禁私自将外来软件带入机房使用。
- 严禁在通电的情况下拆卸，移动计算机等设备和部件。
- 定期对空调系统运行的各项性能指标（如风量、温升、湿度、洁净度、温度上升率等）进行测试，并做好记录，通过实际测量各项参数发现问题及时解决，保证机房空调的正常运行。
- 计算机机房后备电源（UPS）除了电池自动检测外，每年必须充放电一次到两次。
第十二章 网络及数据安全罚则
- 破坏、盗用电脑网络中的信息资源和危害电脑网络安全活动以及故意制作、传播电脑病毒等破坏性程序的，给予当事人1000-3000元/次的罚款，并负责赔偿由此引起的全部经济损失。
- 在工作时间利用公司网络资源使用BT类软件下载非工作需要的文件或影像资料，经查证属实的，给予当事人1000元/次的罚款并承担由此产生的全部经济损失。
- 擅自更改本机IP地址、实际地址等内容，经查证属实的，给予当事人100元/次的罚款并承担由此产生的全部责任。
- 擅自查看、修改、删除他人的文件内容，经查证属实的，给予当事人100元/次的罚款；造成严重后果的，将视具体情况给予500-1000元/次的罚款，必要时有权追究当事人的法律责任。
- 工作时间玩游戏、看电影或视频、听音乐、浏览与工作无关网页，经查证属实的，给予当事人1000元/次的罚款。
- 发生网络故障，私自处理造成损害后果的，给予当事人500元/次的罚款并承担由此产生的全部经济责任。
- 未做备份致使电脑内的重要数据丢失的，给予当事人100元/次的罚款，并视具体情况承担相关的经济责任。
- 未经允许擅自接入网络设备造成损害后果的（如：网络回路、网络冲突），给予当事人500-1000元/次的罚款，并由当事人承担由此造成的一切经济损失。
- 不按照标准私自安装软件影响他人工作且损害到公司利益的给予当事人100元/次的罚款，并由当事人承担一切责任。
- 信息管理员每月不按时备份造成数据严重丢失的给予当事人1000元/次的罚款。
共有 0 条评论